下面是小编为大家整理的会议论文,供大家参考。
杭州科技职业技术学院旅游学院
会展策划与管理专业毕业论文
项目标题 《浅谈圆正会议展览公司的会议接待业务》
班
级
会展 1111
学 生 姓 名
XXXX
学
号
XXXXXXXXXX
指 导 教 师
XXXXXX
目
录
内容摘要 ………………………………………………………………
1
正文
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一、
圆正会议展览公司的会议业务现状
…………………………
3
二、
圆正会议展览公司的会议服务流程 ……………………………
4
1、 会前服务……………………………………………………
5
2、 会中服务……………………………………………………
6
3、 会后服务……………………………………………………
7
三、
圆正会议展览公司的会议服务中存在的问题 …………………
8
1、 处理好工作中各衔接人员的关系与服务态度的提升……
9
2、 对附近各地机场火车站制度的需要提前了解并获知……
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3、 对于意外因素情况出现的紧急处理能力…………………
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四、
圆正会议展览公司的会议服务提升对策 ……………………
12
1、 制定服务规范， 树立服务理念……………………………
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2、 建立预防机制， 减少质量缺陷……………………………
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3、 开展教育培训， 注重客户沟通……………………………
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4、 参与标准制定， 完善评价标准……………………………
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参考文献 ……………………………………………………………………
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浅谈圆正会议展览公司的会议接待业务
[摘要] ：
本文以我在圆正会议展览公司 的业务接待为线， 通过认真的分析圆正会议接待和关于会议接待业务的学习 和研究， 在会议运作过程中的出现的一系列问题。
针对这些问题提出了 一些相应的对策， 从而对会议接待业务的更好的运作提供了 依据。
[关键词]：
医学会议
会议地接
正文 所谓会议， 是指人们怀着各自相同或不同的目的， 围绕一个共同的主题， 进行信息交流或聚会、 商讨的活动。
一次会议的利益主体主要有主办者、 承办者和与会者（许多时候还有演讲人）
， 其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。
现代会议早已超出了单一的政府会议的格局， 正朝着多元化方向发展， 很多都是直接带有商业目的并能产生巨大经济效益的， 如各种高峰论坛、 专家培训会议等。
会议的一般操作原理为：
会议的主办者制订举办会议的计划并委托给承办者， 承办者（可以是专业会议组织者即 PC0、 公司的会议与奖励旅行部等）
将围绕既定的主题进行精心设计， 并在市场上联系会议的买家（即目标与会者， ）
、相关人员（如政府官员、 演讲嘉宾等）
及举办场所， 而会议接待是指会议筹办方与主办方商谈， 签订会议接待标准合同， 对约定的事项提供全程的服务活动。
会议接待贯穿整个会议流程， 涉及的服务范围广泛， 包括会前工作、 会中工作、 会后工作三个环节， 每个环节都囊括了众多的接待内容。
一、 圆正会议展览公司的会议业务现状
圆正会议展览有限公司隶属于浙江大学圆正控股集团， 旗下还拥有圆正连锁酒店、 圆正明阳旅行社， 多维经营， 发展迅速。
公司立足中高端酒店管理， 以文化主题为特色， 致力于打造一流的会议服务。
其服务项目主要有策划、 承办组织大型国际学术会议、 展览会、 研讨会； 浙大校园文化旅、 浙大西迁文化游、 游学夏令营等专题产品； 提供会展庆典活动的全场布景、 摄影摄像、 大型乐队、 文艺演出、 时装表演服务； 提供同声传译、 P4.85LED、 专业音响、 高流明投影等最新专业设备租赁等综合服务； 游学产品、 专题考察、 差旅服务、 接待访学等服务。
圆正会议展览有限公司内部分为会议一部和会议二部， 一部主要负责浙江大学的医学会议， 二部则有各地的会议地接比如北京的康辉等在杭州有会议时则由我们地接。
二、 圆正会议展览公司的会议服务流程
关于圆正会议的服务流程其主要内容为：
一、 沟通准备：
就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通， 全方位考虑， 按时做出 2 种以上合适的方案供选择。
二、 会议策划：
根据主办单位的会议要求， 提供会议所选酒店情况、 用餐地点、 会场布置、 交通工具、 会务接待、 设备租赁、 考察线路等详细描述。
并对方案进一步沟通， 进行可行性分析， 力求达到主办单位的预期效果。
三、 实地考察：
根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察， 对会议酒店、 会议场地、 接待流程、 其他事项等进行考察商讨， 对方案中的不完善部分进行补充和调整， 确认彼此的分工。
四、 合作确认：
双方对方案和流程彼此都无疑义， 按照约定签订合作协议， 以书面的形式确认双方的责任、 权利和义务。
五、 协议执行：
协议签订后双方严格按照约定执行， 保证会议各项工作的顺利进行。
在协议签订后， 如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充， 需要再补签协议， 补签协议是对原协议的扩展， 都是有效协议， 补充协议也是有效的结算凭据。
六、 会议结算：
会议结束后， 承办方财务将会议的相关单据分类、 自审， 做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认， 按照协议约定结清款项。
具体会议进程可分为以下内容：
1、 会前服务 圆正会议的会前服务从会议的促销开始， 首先需要了解和熟悉酒店的设备、设施与内部运作程序， 正确灵活地运用酒店授予的权利， 随机应变地运用谈判技巧。
计调洽谈时要有诚意和耐心。
在接下来的服务中计调人员需主动提供延伸服务， 积极主动地提供参考意见和建议， 协助会议组织者周密地做好会议前期的有关准备工作， 在会议组织方的心目中留下深刻的第一印象。
认真落实服务承诺。
计调洽谈中关于会议服务的所有安排和要求， 均要以“预订书” 或“协议书” 为准。
在“预订书” 中需明确会议的各项要求， 任何修改和调整都必须通过双方协商予以确认。
酒店方必须把会议组织方做出的承诺一一详细记录， 以制定具体的“会议接待计划书” ， 每项承诺如何兑现、 何时完成， 均要落实到人。
以我参加的《中华小儿外科杂志》 第九届编委会换届会议为例， 在会前我们需要准备好会议场所及会场主席台、 横幅、 签到席、 话筒、 音响、 签到牌、 会场背景板的设计制作与搭建等， 并提前检测、 检查会议设备， 如音响、 话筒、 投影仪等及会议各
项要求的落实情况。
在接下来的工作中及时检查会场的卫生， 检查会议室内会议用品， 如铅笔、 纸、 水等。
在会议醒目位置安放好会议指示牌， 会议室位牌按规范排放整齐。
会议服务人员应该提前 1 小时进入会场， 检查会场的整体效果， 确保准备工作到位， 打开投影仪、 音响等会议使用设备。
打开照明灯及通道门， 做好引导工作。
提前 30 分钟打开空调。
2、 会中服务 圆正会议的会中服务可分为以下几点：
(1)、 会议接待：
专人负责机场， 车站的礼仪、 接站攻关等服务确保统一的指挥和协调。
提前在酒店、 会议室摆放好欢迎调幅、 欢迎牌、 签到台、 指示牌等。
(2)、 会前准备：
准备好会议所需要的会议资料， 会议用品， 会议演讲稿等会议相关物品。
(3)、 会议场所：
专人到会议室检查会议室条幅、 灯光、 音响、 茶饮等。
（4）
、 会议住宿：
房间楼层及房间号确认， 询问是否有特殊要求。
（5）
、 会议餐饮：
用餐时间、 用餐标准及特殊客人（回执）
的确认。
（6）
、 会议旅游：
旅游线路行程、 用车、 导游是否增加景点等确认。
（7）
、 会议娱乐：
娱乐消费形式、 消费标准、 娱乐地点的确认。（8）
、 会议服务：
会议代表合影留念、 为代表提供文秘服务及相关服务。
3、 会后服务 圆正会议的会后服务主要分为以下几点 1.结帐：
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明， 专人与客户进行核对并结帐 2.资料：
会议后的资料收集， 根据客户要求制作会议通讯录或花名册 3.定期回访 （感谢各方支持）和最新资讯反馈。
三、 圆正会议展览公司的会议服务中存在的问题
关于圆正会议展览公司在会议服务中遇到的问题主要是由会议当时的具体情况而定的。
每个会议都有不一样的情况就我参加过的几个会议来简单谈谈我在公司是会议服务中遇到的问题：
1、 处理好工作中各衔接人员的关系与服务态度的提升
在《思科大中华区合作伙伴峰会》 中我主要参与了会前的接机和酒店穿梭巴士的管理， 遇到的主要问题的是没有固定的人员名单没法安排合理的车辆， 所以我们是安排一个小时一辆大巴的， 这造成了客户早到的不愿意等、 司机发车时大巴上只有一二个人等情况。
同时在接下来的穿梭巴士运行中由于会议关于穿梭巴士的提示板印刷与实际安排有出入所以许多客户不知道穿梭巴士是一直开放的这造成了司机有时空车也需要发车引起了司机的情绪， 导致司机不愿听从指挥的情况等。
在遇到这类问题时我们只能尽量安抚司机的情绪， 并以一些切实的利益告诉司机以让司机得到安抚， 同时跟司机说明我们的难处希望得到他们的理解，
确保工作的顺利进行。
经过这次会议之后我觉得在我们会议服务质量提升的同时也应该要求合作的车队的司机素质也要不断的加强， 不能让司机的情绪影响到客户。
2、 对附近各地机场火车站制度的需要提前了解并获知 有次去会前接机时去新的机场时由于不知道机场的规定所以快需要大巴进机场时大巴无法进入； 再遇到这种问题时我需要及时联系赶往机场的服务台询问相关的制度和需要办理的手续， 并且得到机场的服务热线后迅速在边咨询边办理的形式来完成我所需要的大巴车辆预约进入问题， 在历经半小时的奔波路途终于在接到客人的前一刻完成了任务， 顺利的完成了任务。
所以说如果我们能提前知道相关的这类制度就不会出现这类临时的状况了。
3、 对于意外因素情况出现的紧急处理能力 在《中华小儿外科杂志》 第九届编委会换届会议时由于前几天的大雨导致杭州交通问题所以在会议开始前部分资料并没有送到， 所以在签到是没法进行资料的发放， 还有就是新增人员没有胸牌等情况。
在遇到这类问题时我们还是按常先安排客户在酒店的入住， 并对客户做好合理的解释同时做好登记在那拿到资料后送往客户相应的房间。
对没有新增人员者加紧做好记录并与第二日会议前对资料进行补办处理， 方便与会人员正常的进行参会。
在这次会议中出现的问题， 其实我们应该早就要预算到， 不能等出现问题了我们在去临时的安排。
这样免不了会引起客户的不满情绪认为我们事先准备不足。
四、 圆正会议展览公司的会议服务提升对策
为了更好的提升服务质量我们需要制定相关的制度与对策。
1、 制定服务规范， 树立服务理念
会议活动涉及了会议供应商许多要求， 如会议宣传、 餐饮、 住宿、 商务旅游、会议资料的设计等。
每个会议公司都应该有自己的服务规范和服务理念。
在制定规范过程中， 应该大量收集相关信息， 包括政治、 经济、 社会文化等。
2、 建立预防机制， 减少质量缺陷
会议服务质量的提升中最重要的就是“防患于未然” ， 预防和减少服务质量出现问题的原因， 最大限度的把服务质量缺陷消灭在萌芽状态。
第一， 树立良好的意识。
在会议活动中， 存在着各种各样不确定的因素， 比如火灾、 断电等， 会议公司就面临着各种临时情况的考验， 因此会议人员要确立保持良好意识。第二，建立内部审核机制。
它是种自觉的、 持续的内部管理行为， 其目的在于对未出现的问题进行预防， 对已经出现的质量问题进行纠正， 同时也能够约束工作人员的
行为。
第三， 管理者的高度重视。
管理者在组织内部往往起着关键性的作用。
他不仅是决策者， 也是企业内部理念、 文化的推动者， 起着模范带头作用。
3、 开展教育培训， 注重客户沟通
通过在职培训的方式， 加强对员工的教育培训， 提高其与客户沟通的能力，提高服务的主动性。
在培训中注重提高员工的情商。
在与客户的交往过程中， 通过调整员工自己的情感， 使客户的情感朝正面发展。
通过情感性劳动， 了解客户情感， 感染客户， 最终给客户良好的会议服务形象。
为会议接待服务的顺利进行打下基础。
4、 参与标准制定， 完善评价标准
在会议制定行业标准的过程中， 会议供应商应积极参与。
就有形设备、 专业技术、 人员的互动、 问题的解决等有关服务质量的软、 硬件因素提出自己的建议，就不合理的标准提出质疑， 使行业标准的制定集“众家之所长” ， 完善评价标准，使制定的标准能够符合本行业的实际需要， 并起到指导作用。
当前日渐增加的会议活动不仅可以推动相关产业发展， 也对会议组织者提出了更高的要求。
会议供应商与会议公司利益相关已经逐渐地形成了一种相互依存的合作关系。
提高会议供应商的服务质量关系到公司以后会议的持续发展。
参考文献 [1] 、 会议运营与管理 [2] 、 圆正会展官网 [3] 、 圆正旅业工作日 志 2011 [4] 、 圆正旅业工作日 志 2012 [5] 、 圆正旅业工作日 志 2013