档案借阅管理制度表格8篇

档案借阅管理制度表格8篇档案借阅管理制度表格　1.1对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。下面是小编为大家整理的档案借阅管理制度表格8篇,供大家参考。

篇一：档案借阅管理制度表格

1 对各项工作中形成的记录、 科技资料、 往来文件(书) 档案进行控制， 为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据， 为工作改进提供依据。

　2. 1 适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、 各部门间的往来文件、 科技资料的归档管理等。

　3. l

　质控部办公室人员负责往来文件收集、 立卷及各科室立卷的保管； 负责在岗人员的人事、 业绩考核资料的立卷、 归档管理。

　3. 2 各科室负责与其相关的往来文件、 仪器设备等资料的收集、 立卷。

　3. 3 财务人员负责会计帐册、 报表的立卷、 归档管理。

　3. 4 宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

　3. 5 质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、 技术记录的格式及健康相关产品的检验报告， 做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、 整理、 立卷与归档保管。

　3. 6 办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

　3. 7 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。

　3. 8 各科室在质量活动和技术运作时， 按要求填写质量记录和技术记录， 做好各类记录的收集。

　3. 9 各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。

　3. 10 技术主管批准到期记录(档案) 的销毁处理。

　4. 1 记录格式的确定 4. 1. 1 技术记录的格式可由各科室设计， 各科室负责人审核。

　4. 1. 2 质量记录的格式由质量管理人员组织设计， 经质量主管审核。

　4. 1. 3 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式， 并批准实施。

　4. 1. 4 所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识， 编制记录清单， 并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

　4. 1. 5 在评审和使用过程中发现记录格式不适用时， 由使用部门修改或修订， 经相应审批后发布使用。

　质量管理人员负责通知有关部门和人员， 发放新的格式表。

　4. 1. 6 上级部门规定的记录格式直接采用， 并将其编码列入记录清单。

　4. 2 记录的内容要求与改进 4. 2. 1 格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则， 并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、 充分性和可追溯性进行评定， 并随着实践不断改进完善。

　各科室应有记录格式的控制清单， 在批准起用新格式时， 原有的格式应予以废除停用。

　4. 2. 2 原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：

　样品受理编号、 收检日期、 样品名称、 样品批号、 检验项目、 检测依据、 器材记录、 环境条件记录、 检验起止日期、 检验结果及导出数据、 检验人员和校(复) 核人员签字等。

　4. 3 记录的填写 4. 3. 1 各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程” (附后) 要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、 管理工作。

　4. 3. 2 记录填写应及时、 正确、 真实、 齐全、 清晰、 明了， 不得用铅笔填写。

　4. 3. 3 记录上必须有记录人的签名， 有审核、 批准要求的， 相应的签字人应按文件规定要求进行审核、 批准、 签字。

　4. 3. 4 检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息， 注意详细记录每次测定条件和环境条件， 不得遗漏。

　检测的原始记录中有检测人、 校核人的签名。

　4. 4 记录的更改 4. 4. 1 当记录中出现差错时， 应遵循记录的更改原则：

　被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚(采用“杠改法” ) ， 更改后的值(或文字) 应在被更改值(或文字) 的右上方， 并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。

　4. 4. 2 如需改正的数据或文字篇幅较大时， 可将其划框线， 中间划一横线， 在方框的右上方标识“作废” 两字， 由改正者在改正的内容旁签名或盖章。

　4. 4. 3 电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则， 以免原始数据丢失或改动。

　4. 5 记录(档案) 的收集与归档 4. 5. 1 本单位的记录、 档案实行分级管理， 即由档案室和各科室分别存档。

　4. 5. 2 记录要定期收集、 归档。

　原始记录随存档检验报告归档。

　年度办理完毕的文件、 记录资料由科室兼职档案员收集、 立卷， 科室负责人审定签字； 记录档案卷宗上应有该记录的标识、 记录的名称及代码、 归档日期、 保存期限等内容。

　质量管理主管负责质量体系文件、 检验过程资料的收集编目和归档。

　4. 5. 3 各科室的质量记录由本科室人员收集， 本科室兼职档案员每季度收集汇总一次， 按记录内容分类编目， 年末进行预立卷后， 凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写 《档案移交清单》， 于规定时间交档案室归档。

　4. 6 记录的保存和管理 4. 6. 1 档案管理员注意对各类记录进行分类编目、 装订保存， 按“年度---科室---保存期限分类法” 进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》 和《收发文本》。

　由办公室主任、 档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。

　记录、 档案的保存期一般为五年， 特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、 人事档案、 图纸等) ； 超过保存期限的记录、 档案，由保管人造册， 列出销毁清单， 科室负责人审核， 报技术管理层批准后销毁。。

　4. 6. 2 档案保存室的环境要适宜， 能防盗(铁柜、 铁门、 铁窗) 、 防火、 防虫、 防鼠、 防光、防潮、 防霉。

　对损失或变质的档案资料应及时修复或复制； 设置记录档案框架。

　4. 6. 3 记录档案应存放有序， 便于存取、 检索和借阅。

　严格遵守保密纪律和制度， 执行相应的保密和保护所有权的程序 4. 6. 4 电子媒体的记录应确保软盘、 硬盘、 光盘不受损坏， 确保记录完整。

　4. 6. 5 档案员要及时对档案的收进、 移出、 整理、 鉴定、 保管数量和利用情况进行统计， 填写《档案统计登记表》 报上级部门。

　4. 7 记录(档案) 的借阅 4. 7. 1 对一般档案， 人员对记录(档案) 的检索和借阅需经相应档案管理科室负责人同意， 填写《借阅档案登记表》， 和借阅本专业范围的业务档案， 受控文件资料借阅按《文件控制程序》 执行。

　4. 7. 2 外部人员查阅或拷贝记录(档案) ， 质量档案须经质量管理科负责人批准， 其他档案经相关管理部门批准。

　所有记录(档案) 只可就地查阅， 不予外借。

　4. 7. 3 工作人员借阅档案资料应先提出申请， 经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。

　借阅人必须妥善保管好档案资料， 发现有损、 撕、 涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报， 采取适当的纠正措施。

　4. 8 记录的清理、 处置和销毁 4. 8. 1 办公室主任(或科室负责人) 会同档案员对保存期满的档案(记录) 进行审阅， 有价值的

　档案继续保存， 确认无需保存而又不能外泄的档案填写《档案销毁清理册》 报技术管理层审批同意后， 由规定机构监督销毁。

　附：

　 记录的管理流程 质量记录和技术记录格式的设计与审定 ↓

　记录格式的填写 ↓

　记录的唯一性标识 ↓

　记录的收集 ↓

　记录的编目 ↓

　记录的归档与保存 ↓

　记录的检索与查阅、 借阅 ↓

　记录的储存、 保管与维护 ↓

　记录的清理、 销毁和处置

篇二：档案借阅管理制度表格

文件借阅管理制度（试行）

　 为加强公司档案文件的规范管理，特制定档案文件借阅管理制度。

　1、查阅、复印档案（包括文件、资料、合同、图纸等）必须经行政总监同意后，并在档案查阅登记簿登记方可查阅 ； 2、调阅档案（包括文件、资料、图纸等）必须经董事长同意，并在档案调阅登记簿登记方可调阅； 3、查阅、调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、摄影、转借、或损坏。否则，将追究当事人的责任； 4、查阅、调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告部门主管领导； 5、外单位查阅、调阅档案，应持有单位介绍信，并经董事长批准后方能查阅、调阅；

　 以上制度从六月一日起执行。

　 本套资料内容包罗国内外几十家著名咨询公司为数百个国内高成长性企业、行业标杆企业所做的管理咨询项目的全部项目资料，IBM、凯捷、普华永道、毕博、波士顿、海问、科尔尼、罗兰贝格、和君创业、埃森哲、太和、安达信、尚道、德勤、朴智、华彩咨询、亚商、华盈恒信、九略、共图、北大纵横、新华信、正略筠策、仁达方略、博思智联、捷盟、柏明顿、美世、翰威特、零点、远卓、麦肯锡、它将直接帮您拥有最权威、最前沿、最有价值、最全面的管理工具，极大的、迅速的提升您的职业视野、能力与您的职业含金量，您的职位、薪酬必将大幅度的提升！

篇三：档案借阅管理制度表格

管理制度

　1. 档案室负责集中统一管理全院各种类别的档案资料。

　2. 本院各部门应归档的教学、音像资料每半年归档 1 次文书、会计、基建档案每年归档 1 次。

　3. 档案室对已接收的档案应分门别类、立卷归档按“年度——机构”方法系统排列科学管理有效利用。

　4. 档案库房必须坚固。

　“应有三铁” 铁门、铁窗、铁柜和“七防” 防盗、防火、防虫、防潮、防鼠、防尘、防高温等设备及时检查维修。

　5. 保持档案室库房整洁不得存放与档案无关的物品。

　6. 定期对档案进行检查清点发现破损虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时 应及时修补、 复制或进行其他技术处理 确保档案的安全、完整。

　7. 对收入和移交出的档案要及时进行登记每年年底对库存档案数量利用情况进行统计报送上级档案部门。

　8. 按国家有关规定应进馆的档案在本院保存期满后向有关档案管理部门移交。

　9. 档案管理人员调动工作时必须在离岗办妥交接手续。

　档案借阅制度

　1. 学院的档案是其管理和教育教学工作的真实记录是学院履行职能、开展工作、总结经验和进行理论研究的重要依据。借阅者应切实负责借阅档案资料的安全防止丢失、泄密。

　2. 利用档案必须办理查阅、借阅手续。

　3. 本院各部门查阅工作范围的档案 要在档案室办理查阅手续部门负责人签章经办公室主任批准后才能查阅。超阅范围的须经主管院领导和院长批准。

　4. 外单位利用档案须持单位介绍信并经办公室领导批准方可查阅。

　5. 档案原则上只限于在档案至内查阅。如确因工作需要借出须办妥借阅审批手续并限期 2 日内归还。

　6. 不准擅自复印借阅档案。经批准复印的复印件要由档案室核对无误后编号登记签章可与原本档案同效。

　7. 利用档案不得随意拆散、撕页不得在材料上打圈、划线、涂改、折褶保持档案整洁。

　8. 丢失、损毁、篡改档案要追查借阅者的责任。

篇四：档案借阅管理制度表格

/CRPPJ-202.041-2012 档案借阅管理制度 （试行）

　2012-02-15 發佈 2012-02-15 實施華潤電力 （ 盤錦）

　有 限公司

　 發 佈 華 潤 電 力 （ 盤 錦 ）

　有 限 公 司

　企

　 業

　 標

　 準

　Q/CRPPJ-202.041-2012 I

　目

　次

　 前

　言 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　II 1 范围 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　3 2 规范性引用文件 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　3 3 术语和定义 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　3 4 职责 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　3 5 管理内容 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　3 6 记录 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　4 7 附则 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　4 附件 1 档案借阅登记表 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　5 附件 2 档案复印审批表 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　6 附件 3 档案借阅审批表 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

　7

　Q/CRPPJ-202.041-2012 II 前

　言 为了规范华润电力（盘锦）

　有限公司档案借阅管理， 特制定本制度。

　本制度的附件 1、 2、 3 是制度的规范性附录。

　本制度由华润电力（盘锦）

　有限公司工程部提出并归口。

　本制度的主要起草人：

　王

　琼 本制度的审核人：

　孙

　宁 本制度的审定人：

　张德全 本制度的批准人：

　史青玉 本制度由华润电力（盘锦）

　有限公司工程部负责解释。

　Q/CRPPJ-202.041-2012 3 档案借阅管理制度 范围 本标准规定了本公司档案借阅管理的基本职责、 办法和内容。

　本标准适用于本公司工程建设的全过程， 参建各单位（建设、 监理、 设计、 施工、 调试、设备供应、 材料供应）

　均应按本标准的规定执行。

　规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

　凡是标注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）

　或修订版均不适用于本标准。

　鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

　凡是不标注日期的引用文件， 其最新版本适用于本标准。

　《中华人民共和国档案法》

　1996 年修正 术语和定义 无。

　职责 4. 1 公司分管领导 4. 1. 1审批本公司外借档案正本、 保密档案及复印档案手续。

　4. 1. 2 审批外来单位借阅档案手续。

　4. 2 公司档案室 4. 2. 1 严格遵守公司档案借阅制度和保密制度， 维护档案的完整与安全。

　 管理内容 5. 1 为方便档案的利用， 本公司人员查阅本部门形成的档案， 可通过电话进行查询， 档案室有权拒绝不熟悉的查询者； 保密档案须经公司分管领导签字同意后方可查阅。

　5. 2 档案正本只能在档案室内查阅， 如因工作需要借出（公司范围外）， 需填写《档案借阅审批表》 由公司分管领导审批同意后， 方可外借， 借阅期限遵守批准借阅时限。

　珍贵的实物档案、 重要的照片、 底片、 缩微胶片等档案一律不外借。

　5. 3 借出的档案应由借阅人妥善保管。

　维护档案的安全与完整， 未经允许不得私自将档案转借给他人。

　凡摘录、 复制的档案材料、 未经本公司同意不能公开发表。

　Q/CRPPJ-202.041-2012 4 5. 4 借出的档案如有丢失、 损毁等违反规定的， 需及时通报档案室， 档案室视情节提出处理意见， 报公司分管领导审批后执行。

　5. 5 外单位需查阅本公司有关档案的， 在经公司分管领导审批同意后方可查阅， 如因需要更换或增加查阅者， 则应另办手续。

　5. 6 借阅人应严格遵照国家档案法与公司档案管理制度规定的要求做到不泄密、 不失密，严禁在档案上涂改、 圈点、 批注、 折皱、 污损、 撕毁、 拆散、 划线、 抽页等， 有上述行为的，视情节严重予以罚金直至追究其法律责任。

　5. 7 借阅人要严格遵守保密规定， 按照批准范围查阅， 未经同意不得随意翻阅其他档案资料。

　记录 6. 1 记录见附录 A《档案借阅登记表》、 附录 B《档案复印审批表》、 附录 C《档案借阅审批表》。

　附则 7. 1 本制度由工程部负责解释。

　7. 2 本制度自发布之日起执行。

　附件 1

　内部资料借阅登记表 附件 2

　档案复印审批表 附件 3

　档案借阅审批表

　Q/CRPPJ-202.041-2012 5

　 附件 1 档案借阅登记表 序号 档号 案卷（文件）

　题名 借阅部门 借阅人 借阅 借阅日期归还日期归还人 备注 卷页张1

　2

　3

　 4

　 5

　 6

　 7

　 8

　 9

　 10

　Q/CRPPJ-202.041-2012 6 附件 2 档案复印审批表 申请人

　所属部门（单位）

　 档案名称

　部门领导

　公司分管领导

　档案管理员

　时间 备注

　Q/CRPPJ-202.041-2012 7 附件 3 档案借阅审批表 申请人

　所属部门（单位）

　档案名称

　部门领导

　公司分管领导

　时间

　借阅期限

　档案管理员

　备注

篇五：档案借阅管理制度表格

司档案管理及保密制度 第一条：总则 本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。包括：国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他档案（人事档案由人事部自行管理）。公司对档案实行集中管理。

　第二条：档案管理架构 公司档案管理由办公室主管，并设有档案室 档案室由办公室档案管理员负责管理。

　档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。

　第三条：档案分类 文书类档案 政府部门各类文件 公司对外、对内各类正式发文 法律公文 项目文件 工程技术类 工程档案 销售档案 开发档案 财务类档案

　 公司各类证照 第四条：归档工作流程 一、档案工作分为七个环节：收集、整理、鉴定、保管、

　编目、检索、统计。各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司档案室归档。

　二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司档案室。如部门确需留存原件的，应与公司档案室办理借阅手续。

　第五条、归档要求 一、归档文件必须完整齐全。

　归档文件必须按规定分类整理、编目。

　档案编目

　文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号 二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，就先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

　第六条、档案借阅、移交 一、档案借阅者必须做到：

　1. 爱护档案、保持整洁、严禁涂改。

　2. 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　二、内部借阅程序

　 1. 各部门经办人根据业务需要借阅档案时，就填写《档案申请借阅单》，经其部门主管、办公室主任、副总核准后向主管档案人员借阅。

　2. 档案管理人员接到《档案申请借阅单》，经核查后取出该项档案，并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间，将档案交于借阅人员，《档案申请借阅单》由按归还日期先后整理以备催还。

　3. 在档案室当场借阅者，免填《档案申请借阅单》。

　4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案归入档案夹。《档案申请借阅单》由档案管理人员留存备查。

　5. 《档案申请借阅单》以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况就延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。

　6. 借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管理档案人员负责处理。

　7. 借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自接受。

　8. 借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经相关部门主管同意。

　9. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人批准。

　三、外部借阅程序

　 1. 公司档案室档案原则上不得外借其他单位，如确需外借，需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

　四、移交 公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主作负责监督办理档案交接工作，将档案移交表填写清楚。

　第七条、保管和保密制度 1. 存放档案的档案柜排放整齐：采用统一档案盒，且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

　2. 档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监督，防止泄密。

　3. 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

　4. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案原则上禁止借阅。

　5. 档案保管期限，分为长期，指 15 年以上，较长期，指10 年，分为短期，指 3 年以上。

　6. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记，并归档，登记表要永久保存。

　7. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或副总或办公室主任指定专人监督销毁。

　 第八条、附件

　《公司档案资料销毁审批表》，《公司档案资料销毁登记表》，

　 《公司档案资料归档登记表》，《档案借阅申请表》。

　 附件一：

　档案资料借阅流程图 附件一：

　档案资料借阅流程图

　 外单位人员借阅档案应持单位介绍信写借记表

　检查是否完好，资料归档

　做好借阅登记，方可借阅

　借阅期限内，按时归还

　本公司借阅人员应填写借阅登记表 主管领导签字批准

　 附件二：

　合同档案资料归档登记表 日期 合同编号 合作单位 签约内容 份数 原件 复印件 转交人 签字 接收人 签字 备注

　 附件三：

　档案借阅申请表

　档案借阅申请表

　部门

　借阅人

　时间

　借阅事由：

　预计归还时间

　借阅部门负责人意见：

　部门负责人（签字）：

　办公室领导意见：

　 签字：

　档案室负责人签字

　档案室经办人签字

　借出时间

　借出案卷档号：

　利用效果及使用意见：

　签字：

　年

　 月

　 日

　 附件四：

　公司档案资料销毁审批表

　序号 案卷号 销毁文件/资料名称 份数 页数 备

　注12345销毁方式：

　销毁日期：销

　毁

　人：

　监

　销

　人：行政办公室意见：主管领导审批意见：申请部门/申请人：

　日期：

　 附件五：公司档案资料销毁登记表 序

　号 文件标题 年

　度 目 录 号 文号 页（件）数 文件 原 期 限 销毁原因 备 注

篇六：档案借阅管理制度表格

、 物品借阅管理制度及流程

　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序， 明确工作职责， 杜绝资料流失， 特制定本制度。

　一、 档案借阅管理制度 1、 凡借阅本部门档案室档案资料， 须经本部门分管领导签字批准后到档案管理员处办理借阅手续。

　2、 严格履行档案管理手续， 并应在《档案借阅登记表》 上注明借阅文件名称、 编号、 借阅人、 借阅日期等。

　3、 查阅档案资料， 必须在基建办公室内， 不得带出室外， 不得转借他人传阅， 随意摘录和复制； 因特殊情况必须将档案资料带出室外， 必须经相关领导签字批准。

　4、 借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。

　5、 借阅人员要强化保密意识， 严禁擅自翻阅、 抄录和复印秘密文件资料 要爱护所借阅档案资料， 确保档案资料的完整与安全， 不准折叠、 勾画、涂改、 抽撕、 拆卷， 不准在查阅档案时抽烟、 喝水。

　6、 对于招标人员暂规定：

　每份招标文件交押金 100 元（不退）， 每份图纸交押金 2000 元（交到财务由财务出具收条）。

　开标后， 未中标者在未损坏图纸的情况下退还全部押金； 中标者从工程押金中扣除。

　对于工程押金规定：

　10 万-50 万的工程交押金 5 万； 50-100 万的工程交押金 20 万；100 万以上的工程交押金 40 万。

　7.对于损坏图纸的人员， 按图纸损坏程度进行扣款：

　损坏不严重、 可修复的， 给与批评； 损坏 10%-50%的， 扣除押金的 1%； 损坏 50%， 扣除押金的 5%； 损坏 60%， 扣除押金的 10%； 损坏 70%， 扣除押金的 15%；损坏 80%以上的， 扣除押金的 20%。

　8.对于外部人员借阅图纸需经部门领导批示签字并填写借阅单后方可出借。

　二、 档案借阅流程：

　 三 、 物品借用管理制度 1、 需借用基建部物品时候， 必须经基建工程事业部领导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。

　2、 严格履行物品借用手续， 在借阅统计台账上登记， 并在物品借阅清单上签字， 此单一式两份， 一份存档一份借用人保管， 归还物品时一并上交。

　3、 基建物品只限借用人使用， 不得转借他人， 转借他人造成损失的由借用人负全部责任。

　4、 使用期间应爱护基建物品， 使用不当造成的损坏按损坏程度赔偿 外 来人员 填写《借阅表》。

　验收合格的在档案内 做好归还记录。

　不合格的按照档案借阅制度给予罚款并上交财务。

　 档案管理人员 将借阅表登记。

　将《借阅表》 交基建部部档 案管理人员 总裁同意以及借阅单 位 找 到 担 保 人后， 办理借档手续 借档单位用完归还。

　管理人员审核检查， 验收。

　 规 定 日 期内 未 归 还的， 档案管理 人 员 追要。

　档案管理人员向总裁请示是否同意借出及借阅单位找到担保人担保

　相应损失， 不能及时赔偿或不能及时归还的， 由基建部将借阅单转交财务从工程款、 工资等其它款项中扣除；

　5、 损坏程度由公司监察部、 审计部、 基建部一起鉴定。

　6、 工程结束后应立即归还所借物品， 不及时归还的由仓库保管员催促归还。

　四、 物品借用流程

　 向 基建 部 部长 请示是 否出借 部长同意后找仓储管理员 填写借阅清单 基建部长在借阅单上签字 借阅单一式两份，部门存档一份， 借阅人一份 用 完后仓库保管员 验收发现有损坏的按照上述规定赔偿 工程完工后仍未归还的由 仓库保管员 催促归还

　附 表 一 ：

　基 建 部档 案 借阅 登 记 表

　 部门:

　档案管理员：

　第

　 页

　共

　 页 编号 文件（资料）

　名称 借阅人 借阅 日期 归还 日期 借用部门批准人 验收人 是否复印是否续借是否属于机密性文件

　附表二：

　基 建 部档 案 销 毁 清单

　序号 文件类别 销毁文件名称 所属年度 归属区域实际保存年限案编号 起止时间 备

　注

　附 表 三 ：

　基 建 部图 纸 档 案 存档 登 记 表

　部门:

　 档案管理员：

　 第

　 页

　共

　 页 注 ：1 、从 6 月 22 日 起 接 到 所 有 的 图 纸 后 在 2 4 小 时 内 必 须 完 成 存 档 备 案 程 序 ：

　2 、档 案 室 接 收 人 收 到 后 签 字 有 效 ，及 时 完 成 电 子 档 案 记 录 ：

　3 、变 更 增 加 图 纸 按 照 ：例 如1 -02 -03 编 号 ，一 个 工 程 必 须 是 一 个 号 码 编 ，负 号 往 后 排 列 ，同 时 也 要 存 入 档 案室 备 案 ； 4 、外 部 人 员 图 纸 借 阅 必 须 由 部 门 负 责 人 及 总 裁 签 字 审 批 ，本 部 门 人 员 借 阅 及 时 完 成 借 阅 记 录 由 部 门 负 责 人 审批 后 方 可 ； 5 、招 标 图 纸 按 照 招 标 文 件 计 价 收 取 图 纸 招 标 金 额 缴 纳 财 务 室

　6 、图 纸 遗 失 、损 毁 、霉 变 按 照 集 团 公 司 档 案 管 理 制 度 给 予 处 罚 ：

　7 、由 部 门 负 责 人 不 定 期 对 图 纸 、书 籍 的 完 整 性 进 行 抽 查 。

　编号 文件（资料）

　名称 存档日期 存档经办人 存档﹙ 1套﹚ 张数 存档批准人 存入部门接收人

　是否属于机密性文件

　附 表 四 ：

　基 建 部 图 纸 统 计 表

　 2 01 1 年 6 月 22 日 起

　图纸套数 编号2011 年 项目名称 转部门/转交人 图纸是否完整 移交档案室﹙ 套﹚经办人 批准人 总平面图结构设计说明图 碎石桩布置图粮仓板配筋图预埋布置图件基础平法施工图 梁配筋图 模板图 预埋件布局图JJ-1-01

　 9 9 9 9 9 9 9 9 9 完整 1

篇七：档案借阅管理制度表格

管理的暂行规定

　为加强公司内部管理， 使档案的日常整理、 归档、 借阅进一步规范化、制度化， 特制订本规定。

　一、

　归属范围 1. 行政、 人事、 合同档案管理由综合办公室负责， 综合办公室下设专人负责， 负责档案的整理、 归档、 借阅。

　2. 财务档案的日常管理由财务部安排专人管理。

　3. 工程技术档案由工程部或总工室指定专人负责， 在工程施工完工后按规定移交综合办公室档案管理员进行档案。

　4. 房屋销售档案由财务部指定专人管理。

　二、

　归档范围 1. 重大活动、 重要会议材料， 包括会议的通知、 报告、 决议、 总结、领导讲话、 典型发言、 会议简报、 会议记录、 房屋销售有关资料等。

　2. 政府机关及相关职能部门发来的与本公司有关的批文、 批复、 决定、 决议、 指示、 命令、 条例、 规定、 计划等文件材料。

　3. 本公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书。

　4. 工程技术相关资料。

　5. 商品房营销相关资料。

　6. 信访工作材料。

　7. 本公司与有关单位签订的合同、 协议书等文件材料。

　8. 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、 处罚的文件材料。

　9. 本公司职工劳动、 工资、 福利方面的文件材料。

　10. 本公司的大事记及反映本公司重要活动的简报、 照片、 录音、 录像等。

　三、

　归档的文件材料原则上按年度立卷， 公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料， 都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

　四、

　公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽取)。

　结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚， 不得擅自带走或销毁。

　五、

　坚持部门收集、 管理文件材料制度。

　各部门均应指定专人， 负责管理本部门的文件材料。

　认真执行平时归档制度， 对本部门承办的文件材料及时收集归卷， 并向综合办公室办好交接签收手续。

　六、

　公司工作人员外出学习、 考察、 调查研究、 参加会议等公务活动的相关人员核报差旅费时， 必须将会议的主要文件资料向综合办公室办理归档手续。

　七、

　公司召开会议， 由综合办公室将会议材料、 声像档案等办理归档手续。

　八、

　档案的查阅、 借阅 1. 公司部门经理经分管领导批准后方可查阅档案， 可直接向档案管理员办理查阅手续。

　其他人员根据工作需查（借）

　阅档案的， 由

　部门经理和分管领导共同批准， 方可向档案管理员办理查借阅手续。

　2. 根据档案加密级别的不同， 涉及机密档案的查阅， 由总经理核准，并办理查阅手续， 方可查阅。

　九、

　档案管理注意安全和保密， 严禁擅自翻印、 抄录、 转借， 不得遗失。

　确因工作需要的， 必须经总经理批准。

篇八：档案借阅管理制度表格

管理制度 一、总则

　1、 为了规范 xxx 集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

　2、档案的范围 （1）公司内部经营形成的各种资料。

　（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

　（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。

　二、档案的管理部门

　1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

　2、档案管理部门的职责 （1）行政管理中心档案管理的职责 ①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

　②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

　③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

　④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

　⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类

　档案。

　⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

　（2）财务中心档案管理的职责 ①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

　②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

　三、档案的分类管理

　1、档案的分类原则 公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。

　2、档案的分类 档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

　（1）按内容进行分类，主要有：

　①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

　②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

　③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

　④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

　⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

　⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

　⑦案件资料。

　⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

　⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。

　⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

　○11 工会文件 ○12 登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

　○ 13 签字印模。包括签字样本、印章印模等。

　○ 14 特殊业务资料。

　（2）按保存形式分类 ①纸质形式 ②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

　（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印 1 份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。

　①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：

　a、总裁指定的绝密事项资料； b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果； c、公司的重大经营决策、战略投资计划； d、购买或开发的科研成果和专利等资料； e、资金运作计划、协议、等相关财务资料； f、重大项目的资料。

　②机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：

　a、集团公司领导指定的机密事项资料； b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；

　c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议； d、关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同； e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)； f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸； g、投资计划书、项目协议、项目运作方案； h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等； i、集团公司人事档案、工资； j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案； k、涉及总裁个人的收发文件。

　③秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失 1 万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：

　a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果； b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等； c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；

　d、合同，技术协议； e、公司制度汇编原件。

　④一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。

　四、档案的移交管理

　1、档案移交的基本要求 （1）资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。

　（2）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

　（3）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。

　（4）原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。

　（5）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

　2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》（附件 1），报部门负责人审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。

　五、档案的归档 管理

　1、档案的归档原则 （1）按立档单位分开建档。

　（2）按形成或针对的年度分开建档。

　（3）自有档案和备案档案分开建档。

　（4）按档案内容分类排序归档。

　（5）按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。

　（6）按末级分类档案登记档案目录。

　（7）不相容职务档案分开归档。

　2、档案管理员应在收到移交档案资料后 3 日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。

　六、档案的立卷管理

　1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。

　对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务，应在完结当年立卷归档。

　与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如：

　（1）单个专题会议相关组合要素：

　①关于召开会议的请示与批复； ②提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案； ③会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告； ④会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计

　报表；技术图纸或图表； ⑤会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿； ⑥会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道； ⑦照片、录音、录像等资料。

　（2）单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。

　（3）单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。

　（4）单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。

　（5）单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。

　（6）单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。

　七、档案的保管要求

　1、档案管理员负责档案的保管。行政类、人事类档案由档案管理专员保管；财务类档案应由财务人员暂为档案管理。

　2、纸质或实物档案的保管的一般要求 （1）档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材； （2）档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀； （3）档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； （4）严防毁坏损失、散失和泄密； 3、电子档案的保管的一般要求 （1）档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。

　（2）电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄。

　（3）电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。

　（4）备份磁介质应注意防磁。

　4、密级档案管理的特别要求 （1）严禁在不具备保密条件的地方存放档案。

　（2）档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。

　（3）档案管理员在调离或离职时，由行政管理中心总监监督

　办理移交、档案交接之后，方可离开。

　（4）档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。

　（5）秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。

　（6）秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心负责人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。

　（7）绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心总监、批准。

　（8）在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。

　（9）秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理员负责妥善保管，并建好记录、台帐。

　八、档案的借阅管理

　1、申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案借阅/复印申请单》，根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。

　2、借阅人应认真填写档案借阅 /复印登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。

　3、在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。

　4、申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于„用途”。

　5、一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政管理中心负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。

　6、绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系，向相关领导确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。

　7、绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务管理中心负责人签批。

　九、档案的销毁管理

　1、档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁

　申请单，编制销毁清册，经部门负责人鉴定审核后，方能销毁。销毁时，应有监销人在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在《档案销毁清册》上签名盖章。

　档案保管期限满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。

　十、附则

　 本制度自下发之日起执行，由集团行政管理中心负责解释并落实。

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